Handwerker Software Onlinehilfe

Öffnen Sie vor der ersten Benutzung den Menüpunkt Datei - Einstellungen - Systemverwaltung Eingangsrechnungsjournal.

• Allgemeine Vorgaben: prüfen Sie, ob alle benötigten Mehrwertsteuersätze angelegt sind.
• Adressenstamm: stellen Sie bei Bedarf Nummernkreise und weitere Vorgaben ein.
• Eingangsrechnungen: hinterlegen Sie bedarfsweise Kostenarten, Nummernkreise, Belegarten und Gegenkonten (letztere brauchen Sie, wenn die Eingangsrechnungen per DATEV exportiert werden sollen!).

Das Eingangsrechnungsjournal bietet nach dem Start eine zweigeteilte Bildschirmmaske [0607 - 01]. Im oberen Bereich sehen Sie das Journal der bisher erfassten Eingangsrechnungen. Klicken Sie dort einen Eintrag an, werden alle Daten zu dieser Rechnung im unteren Bereich über mehrere Registerseiten verteilt dargestellt.

Registerseite Rechnungsdaten

Hier werden folgende Informationen erfasst/angezeigt:

• Lieferer
• Rechnungs-Nr.
• Rechnungsdatum
• Valuta-Datum
• Fällig am
• Belegart
• Kostenart
• Gegenkonto
• Beschreibung
• Zahlungsweg
• Status
• Zahlungsbedingungen
• Brutto
• MwSt-Beträge
• Netto

Registerseite Informationen zur Rechnung

• Erfassungsdatum
• Kennzeichen
• Bemerkungen
• Referenzen auf andere Rechnungen:Hier können Verweise auf andere Rechnungen hinterlegt werden, z.B. bei Erfassung von Gutschriften die zugehörigen Eingangsrechnungen.

Registerseite Zahlungen

Erfassen Sie über Zahlung erfassen die Zahlungsdaten. Dabei müssen Sie, um den offenen Posten aufzulösen, den Bruttobetrag vollständig über die Eingabefelder Erlös, Skonto, Gewährleistung und Sonstiges verteilen. Über die rechte Maustaste können Sie diese Buchungen ebenfalls bearbeiten.

Offene Verbindlichkeiten

Die Maske besteht aus zwei Teilen:

Im oberen Bereich können Sie unter Verwendung des Such-Assistenten die gewünschten Rechnungen auswählen. In der Liste sehen Sie die betreffenden Rechnungen mit offenem Betrag und ggf. Skontobetrag.

Klicken Sie die zu bezahlende Rechnung an und auf Zahlung hinzufügen bzw. Zahlung mit Skonto hinzufügen. Diese erscheint dann im unteren Bereich.

Die so ausgewählten Rechnungen können Sie noch über die unten befindlichen Schaltflächen bearbeiten. Klicken Sie auf Verbuchen, dann werden die entsprechenden Zahlungsbeträge in das Eingangsrechnungsjournal geschrieben.

Kostenträgerbuchungen

Sie können den Netto-Rechnungsbetrag als Kostenbelastung beliebigen Auftragsnummern zubuchen.

Auswertungen

Wählen Sie unter Auswertungs-Parameter den gewünschten Umfang aus und klicken Sie auf Suchen. Geben Sie diese Tabelle über Drucken in die Druckansicht und von dort auf den gewünschten Drucker aus.

Um eine schnelle Erfassung zu ermöglichen, legen Sie zuerst über die Schaltfläche links neben Neu den Bearbeitungsablauf fest. Aktivieren Sie alle Felder, in welchen Sie Eingaben vornehmen wollen.

• Klicken Sie auf Neu.
• Geben Sie die laufende Eingangsrechnungsnummer ein.
• Wählen Sie den Lieferanten aus, indem Sie entweder dessen Adressnummer in das Eingabefeld eingeben oder über die Schaltfläche rechts (roter Pfeil) den Lieferantenstamm aufrufen. Hier können Sie ggf. neue Lieferantenadressen sofort neu erfassen. Die Liste der Adressen bekommen Sie angezeigt, wenn Sie im Eingabefeld die Taste „Löschen rückwärts“ drücken. Drücken Sie die ENTER, um in das nächste von Ihnen gewünschte Eingabefeld zu gelangen.
• Beenden Sie die weiteren Eingaben jeweils mit ENTER, dann wird das nächste aktivierte Eingabefeld (s. Anfang des Abschnitts) angesprungen.

• Durch Anklicken von Dokument zu dieser Rechnung hinzufügen rufen Sie Ihren Scanner über die TWAIN-Schnittstelle auf, um das Originaldokument einzulesen. Dieses wird dann zur Buchung gespeichert.

Diese Schnittstelle ermöglicht das direkte Einlesen der Belegdaten aus dem erweiterten PDF Format. Als vorbereitenden Schritt legen Sie in der Systemverwaltung für Eingangsrechnungen den Belegeingangsordner fest. In dieses Verzeichnis speichern Sie die per E-Mail empfangenen Dateien. Von dort aus werden sie dann in das Eingangsrechnungsjournal importiert.

Um eine Rechnung in das Eingangsrechnungsjournal zu importieren, legen Sie zuerst eine neue Rechnung an, vergeben die Rechnungsnummer und wählen manuell den Lieferer aus. Im Anschluss daran klicken Sie auf Dokument zu dieser Rechnung hinzufügen und wählen Belegeingang aus. Auf der rechten Seite der nun erscheinenden Maske werden die vorhandenen Dokumente (Dateien im Belegeingangsordner) angezeigt. Klicken Sie eine Rechnung an, erscheinen die Vorschau sowie die ausgelesenen Daten dieser Rechnung. Soll diese Rechnung nun in das Eingangsrechnungsjournal übernommen werden, klicken Sie nur noch auf Übertragen. Das PDF Dokument selbst können Sie zur Rechnung kopieren oder auch verschieben, indem Sie die entsprechenden Schaltflächen unten links verwenden. Damit ist der Import abgeschlossen.