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0607_eingangsrechnungsjournal [2020/08/12 19:20] – admin0607_eingangsrechnungsjournal [2021/04/14 10:43] (aktuell) – admin
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-==== Eingangsrechnungsjournal  ====+==== Eingangsrechnungsjournal ====
  
-=== Voraussetzungen ===+Im Eingangsrechnungsjournal erfassen Sie die Rechnungen Ihrer Lieferanten. Für die Kostenkontrolle ihrer Aufträge weisen Sie den einzelnen Rechnungen die entsprechende Auftragsnummer zu. 
 +Darüber hinaus stehen verschiedene Auswertungen zur Verfügung. Ebenso haben Sie eine Offene- Postenverwaltung mit Erstellung entsprechender Zahlungsbelege sowie die SEPA- Schnittstelle für die automatische Übergabe der Zahlungsbuchungen an Ihre Banksoftware.
  
-Öffnen Sie vor der ersten Benutzung den Menüpunkt **//Datei - Einstellungen - Systemverwaltung Eingangsrechnungsjournal//**. +Nachfolgend werden in verschiedenen Videos die einzelnen Arbeitsschritte bei der Anwendung des Eingangsrechnungsjournals gezeigt.
-  * Allgemeine Vorgaben: prüfen Sie, ob alle benötigten Mehrwertsteuersätze angelegt sind. +
-  * Adressenstamm: stellen Sie bei Bedarf Nummernkreise und weitere Vorgaben ein.  +
-  * Eingangsrechnungen: hinterlegen Sie bedarfsweise Kostenarten, Nummernkreise, Belegarten und Gegenkonten (letztere brauchen Sie, wenn die Eingangsrechnungen per DATEV exportiert werden sollen!).+
  
-=== Anwendung ===+=== Einstellungen ===
  
-Das Eingangsrechnungsjournal bietet nach dem Start eine zweigeteilte Bildschirmmaske [0607 - 01]. Im oberen Bereich sehen Sie das Journal der bisher erfassten Eingangsrechnungen. Klicken Sie dort einen Eintrag an, werden alle Daten zu dieser Rechnung im unteren Bereich über mehrere Registerseiten verteilt dargestellt.+Alle Vorgaben für die Anwendung des Eingangsrechnungsjournals werden im entsprechenden Abschnitt der Managementkonsole eingestellt:
  
-**Registerseite Rechnungsdaten**+{{videowmv>0607_Eingangsrechnungsjournal/EinstellungenV1.mp4}}
  
-Hier werden folgende Informationen erfasst/angezeigt:+=== Lieferantenstamm ===
  
-  * Lieferer +Eine weitere Voraussetzung zur Anwendung des Eingangsrechnungsjournals ist der Lieferantenstamm. Dort sind Anschriften, Bankverbindungen,  Zahlungsbedingungen usw. der einzelnen Lieferanten hinterlegt, welche dann beim Buchen von Eingangsrechnungen verwendet werden.
-  * Rechnungs-Nr. +
-  * Rechnungsdatum +
-  * Valuta-Datum +
-  * Fällig am +
-  * Belegart +
-  * Kostenart +
-  * Gegenkonto +
-  * Beschreibung +
-  * Zahlungsweg +
-  * Status +
-  * Zahlungsbedingungen +
-  * Brutto +
-  * MwSt-Beträge +
-  * Netto+
  
 +{{videowmv>0607_Eingangsrechnungsjournal/NeuanlageLieferant.mp4}}
  
-**Registerseite Informationen zur Rechnung**+=== Was ist das ZUGFeRD-Format? ===
  
-  * Erfassungsdatum +Ihre Lieferanten können Ihnen die Rechnungen auch im ZUGFeRD-Format bereitstellen. Dieses erfolgt in der Regel per E-Mail mit angehängter PDF- Datei. Wollen Sie dieses Verfahren anwenden, dann ist zu empfehlen, dass sie sich für den Rechnungsempfang eine eigene E-Mail-Adresse anlegen und diese ihren Lieferanten mitteilen. Was genau das ZUGFeRD- Format ausmacht, sehen Sie in diesem Video:
-  * Kennzeichen +
-  * Bemerkungen +
-  * Referenzen auf andere Rechnungen:Hier können Verweise auf andere Rechnungen hinterlegt werden, z.B. bei Erfassung von Gutschriften die zugehörigen Eingangsrechnungen.+
  
-**Registerseite Zahlungen**+{{videowmv>0607_Eingangsrechnungsjournal/ZugferdFormat.mp4}}
  
-Erfassen Sie über Zahlung erfassen die Zahlungsdaten. Dabei müssen Sie, um den offenen Posten aufzulösen, den Bruttobetrag vollständig über die Eingabefelder Erlös, Skonto, Gewährleistung und Sonstiges verteilen. Über die rechte Maustaste können Sie diese Buchungen ebenfalls bearbeiten.+=== Buchen von Eingangsrechnungen ===
  
-**//Offene Verbindlichkeiten//**+Bevor wir mit dem buchen von Eingangsrechnungen beginnen, sehen wir uns zunächst die Maske des Eingangs Rechnung Journals in einer Übersicht an:
  
-Die Maske besteht aus zwei Teilen:+{{videowmv>0607_Eingangsrechnungsjournal/ÜbersichtBuchungsmaske.mp4}}
  
-Im oberen Bereich können Sie unter Verwendung des Such-Assistenten die gewünschten Rechnungen auswählen. In  der Liste sehen Sie die betreffenden Rechnungen mit offenem Betrag und ggf. Skontobetrag.+Im nachfolgenden Video wird zunächst eine einfache Buchung einer Eingangsrechnung gezeigt:
  
-Klicken Sie die zu bezahlende Rechnung an und auf **//Zahlung hinzufügen//** bzw. **//Zahlung mit Skonto hinzufügen//**. Diese erscheint dann im unteren Bereich.+{{videowmv>0607_Eingangsrechnungsjournal/EineEinfacheErfassung.mp4}}
  
-Die so ausgewählten Rechnungen können Sie noch über die unten befindlichen Schaltflächen bearbeiten. +Sehen Sie sich hier eine vollständige Buchung an:
-Klicken Sie auf **//Verbuchen//**, dann werden die entsprechenden Zahlungsbeträge in das Eingangsrechnungsjournal geschrieben.+
  
-**//Kostenträgerbuchungen//**+{{videowmv>0607_Eingangsrechnungsjournal/VollständigeBuchung.mp4}}
  
-Sie können den Netto-Rechnungsbetrag als Kostenbelastung beliebigen Auftragsnummern zubuchen.+Haben Sie die ZUGFeRD- Schnittstelle aktiviert, sehen Sie hier die Erfassung von Eingangsrechnungen unter Verwendung dieser Schnittstelle:
  
-**//Auswertungen//**+{{videowmv>0607_Eingangsrechnungsjournal/BuchungMitZugferd.mp4}}
  
-Wählen Sie unter Auswertungs-Parameter den gewünschten Umfang aus und klicken Sie auf **//Suchen//**. Geben Sie diese Tabelle über Drucken in die Druckansicht und von dort auf den gewünschten Drucker aus.+Die Auswertungen im Eingangsrechnungsjournal werden nachfolgend gezeigt:
  
-=== Ablauf einer Buchung ===+{{videowmv>0607_Eingangsrechnungsjournal/Auswertungen.mp4}}
  
-Um eine schnelle Erfassung zu ermöglichen, legen Sie zuerst über die Schaltfläche links neben **//Neu //**den Bearbeitungsablauf fest. Aktivieren Sie alle Felder, in welchen Sie Eingaben vornehmen wollen.+Die Möglichkeiten, wie Sie die offenen Posten im Eingangsrechnungsjournal ermitteln und bezahlen, sehen Sie im folgenden Video:
  
-  * Klicken Sie auf **//Neu//**. +{{videowmv>0607_Eingangsrechnungsjournal/ZahlungenBuchen.mp4}}
-  * Geben Sie die laufende Eingangsrechnungsnummer ein. +
-  * Wählen Sie den Lieferanten aus, indem Sie entweder dessen Adressnummer in das Eingabefeld eingeben oder über die Schaltfläche rechts (roter Pfeil) den Lieferantenstamm aufrufen. Hier können Sie ggf. neue Lieferantenadressen sofort neu erfassen. Die Liste der Adressen bekommen Sie angezeigt, wenn Sie im Eingabefeld die Taste „Löschen rückwärts“ drücken. Drücken Sie die **//ENTER//**, um in das nächste von Ihnen gewünschte Eingabefeld zu gelangen. +
-  * Beenden Sie die weiteren Eingaben jeweils mit **//ENTER//**, dann wird das nächste aktivierte Eingabefeld (s. Anfang des Abschnitts) angesprungen.+
  
-  * Durch Anklicken von **//Dokument zu dieser Rechnung hinzufügen//** rufen Sie Ihren Scanner über die TWAIN-Schnittstelle auf, um das Originaldokument einzulesen. Dieses wird dann zur Buchung gespeichert.+Wollen Sie die zu bezahlenden Rechnungen auch gleich in ihre Banksoftware übertragen, gehen Sie wie folgt vor:
  
-=== Belegimport über die ZUGFeRD - Schnittstelle === +{{videowmv>0607_Eingangsrechnungsjournal/ZahlungMitSEPA.mp4}}
- +
-Diese Schnittstelle ermöglicht das direkte Einlesen der Belegdaten aus dem erweiterten PDF Format. +
-Als vorbereitenden Schritt legen Sie in der **Systemverwaltung für Eingangsrechnungen** den Belegeingangsordner fest. In dieses Verzeichnis speichern Sie die per E-Mail empfangenen Dateien. Von dort aus werden sie dann in das Eingangsrechnungsjournal importiert. +
-Um eine Rechnung in das Eingangsrechnungsjournal zu importieren, legen Sie zuerst eine neue Rechnung an, vergeben die Rechnungsnummer und wählen manuell den Lieferer aus. +
-Im Anschluss daran klicken Sie auf **//Dokument zu dieser Rechnung hinzufügen//** und wählen **Belegeingang** aus. +
- +
-Beim Öffnen dieser Maske werden -sofern eingestellt- zunächst alle hinterlegten FTP-Server auf bereitstehende Rechnungen abgesucht. +
- +
-Erhalten Sie die Rechnungen per Mail, dann öffnen Sie durch Klick auf die Explorer-Schaltfläche oben rechts das Belegverzeichnis. Dorthinein können Sie dann die Mail-Anhänge per Drag&Drop ablegen oder auf übliche Art speichern. +
- +
-Auf der rechten Seite der Maske werden die vorhandenen Dokumente (Dateien im Belegeingangsordner) angezeigt. Klicken Sie eine Rechnung an, erscheinen die Vorschau sowie die ausgelesenen Daten dieser Rechnung.  +
-Soll diese Rechnung in das Eingangsrechnungsjournal übernommen werden, klicken Sie nur noch auf **//Übertragen//**.  +
-Das PDF Dokument selbst können Sie zur Rechnung kopieren oder auch verschieben (dann ist es im Eingangsordner gelöscht!), indem Sie die entsprechenden Schaltflächen unten links verwenden. Damit ist der Import abgeschlossen. +
- +
-Die Masken des Eingangsrechnungsjournals und des Belegeingangs können Sie parallel geöffnet halten. Auf diese Art +
-  - legen Sie eine neue Rechnung an +
-  - wählen den Lieferanten aus +
-  - übertragen die Rechnungsdaten und die PDF aus dem Belegeingang +
-  - nehmen weitere Eingaben zu dieser Rechnung vor +
-  - und setzen dann bei Punkt 1 fort.+
  
 +In der Managementkonsole können Sie eine Programmversion V2 aktivieren. Was es damit auf sich hat, sehen Sie im folgenden Video:
  
 +{{videowmv>0607_Eingangsrechnungsjournal/V2.mp4}}